Ik kreeg de vraag vanuit Daan om een maatwerk training ‘procesmanagement’ te organiseren waarin de leerdoelen van de cursist(en) centraal staan. Ik ben niet het type docent van 60 PP-dia’s per dag, uit onderzoek blijkt dat een cursist er gemiddeld niet meer dan 5 onthoud. Ruim van tevoren heb ik de leerdoelen ontvangen en daarop de eerste trainingsdag afgestemd.
Enkele leerdoelen waren;
- Hoe ziet een procesbeschrijving / processchema er uit?
- Hoe lees je dit? Wat haal je er aan informatie uit?
- Hoe kun je processen met elkaar vergelijken of vereenvoudigen?
- Hoe is de vertaling van processen naar zaaktypen binnen een zaaksysteem maken?
- Wanneer is echt het nodig om een nieuw zaaktype te maken?
Een bedrijfsproces bestaat uit een opeenvolging van stappen. Een of meerdere personen, eventueel in verschillende afdelingen, geven werk en gegevens aan elkaar door, tot de opdracht vervuld is. Een bedrijfsproces heeft een startpunt en een eindpunt. Soms wordt een reeks handelingen herhaald, soms splitst de weg zich in twee verschillende wegen. Hoe kan men dit het beste visualiseren?
Om tot een goede procesbeschrijving te komen is het belangrijk om ‘alle spelers’ goed in beeld te hebben alvorens we het proces gaan uitschrijven of tekenen. We gaan daarom eerst een context diagram opzetten. Een context diagram maakt visueel inzichtelijk hoe een systeem ingepast is in zijn omgeving. Het plaatst het te bouwen systeem in het midden en geeft met circels daaromheen aan welke andere systemen er zijn. De pijlen geven aan wat de aard van de raakvlakken is tussen het te ontwikkelen systeem en de andere systemen in de omgeving. Pas als we het eens zijn over de context diagram gaan we over tot het maken van een grafische voorstelling van het bedrijfs- of werkproces. Zonder context diagram, geen werkproces modelleren!
Veel processen maak ik visueel d.m.v. ‘business process modeling’, mijn variant op het grafisch voorstellen van bedrijfsprocessen. Daarvoor bestaan veel conventies en tevens zijn er ook veel varianten in omloop. Ik hanteer graag een standaard methodiek, Business Process Modeling Notation (BPMN 2.0). Deze notatie is erg rijk en omvat veel symbolen. Enerzijds is dat een voordeel, want je kan veel informatie in een Business Process Diagram plaatsen, anderzijds is het ook een nadeel.
Het gevaar bestaat dat verschillende gebruikers de symbolen niet exact op dezelfde manier interpreteren, wat tot misverstanden leidt. Daarom is er bij deze maatwerk training veel aandacht besteed om de symbolen op de juiste manier te gebruiken en een goed leesbaar ‘diagram’ op te leveren van een werkproces.
Deze training hebben we afgesloten met een zeer bevredigend resultaat voor de cursist. Vanuit een voorbeeld werkproces is zowel een volledig context diagram als een BPMN model opgeleverd in Bizagi. Genoeg bagage om nu zelf aan de slag te gaan (met de huiswerk opdracht). Ik kijk uit naar de voortgang.
Heb je ook interesse om met BPMN 2.0 aan de gang te gaan in je organisatie? Neem voor meer informatie contact met me op via het contactformulier of neem contact op via 06-50238033